Sjekkliste for turneringsarrangør

SJEKKLISTE FOR TURNERINGSARRAGØRER

Denne lista gjelder for kretsens turneringer og turneringer arrangert av klubber der man deler ut kretspoeng.

Krav til å dele ut kretspoeng:

MP-reglement: https://www.bridge.no/Organisasjon/Vedtekter-og-reglement

For parturnering: Minimum 12 par – 42 spill for ordinær utdeling etter tabell E1 

Singelturneringer: Minimum 16 spillere – 42 spill for ordinær utdeling etter tabell F1

Lagturnering: For å dele ut poeng pr. kamp kreves minimum 4 lag og 5 spill pr. kamp (tabell D2).

    For å dele ut bonuspoeng for sammenlagt resultat: Minimum 8 lag – 42 spill (tabell D1).

For at kretsen skal godkjenne utdeling av kretspoeng i turneringer arrangert av klubb må:

1. Turneringa være åpen for alle medlemmer av kretsen.
   For dameturneringer, veteran osv., skal turneringa være åpen for alle i den nevnte gruppa.

2. Innbydelse må som et minimum sendes alle klubber i kretsen og påmelding være tilgjengelig på NBFs turneringsoversikt:  https://www.bridge.no/Turneringer/Turneringsoversikt

3. Turneringa være oppført i kretsen terminliste.

4. Det spilles (avkortet)  serie eller monrad med ferdig dupliserte kort og resultatservice etter hver runde.

5. Det benyttes autorisert turneringsleder som sørger for at NBFs og BBKs reglement følges.

Tillegg for turneringer som skal inngå i kretscup:

Regler for kretscup

Arrangøren må seinest dagen etter at turneringa er avhold sende mc2-fila til trygvebr@live.no

Spesielt for KM-arrangementer:

Kretsen er formell arrangør av alle KM. Kretsstyret overlater, etter søknad fra klubbene, den tekniske gjennomføringen av hvert KM til en av kretsens klubber.

Kretsens turneringsreglement: https://www.bridge.no/Organisasjon/Vedtekter-og-reglement

Merk at KM par er semifinale i NM. Arrangørene må derfor sørge for at turneringsopplegget er i samsvar med NBFs turneringsreglement pk. 4.3.4. 

Turneringsreglement: https://www.bridge.no/Organisasjon/Vedtekter-og-reglement

Kretsens ansvar: Terminfeste arrangementet, økonomi, premiering.

Arrangerende klubbs ansvar: Innbydelser, spillelokale, kort, turneringsleder og regnskap.

Innbydelse skal sendes alle medlemmer i kretsen på e-post seinest 3 uker før det enkelte arrangement. Kretsstyret kan om ønskelig bistå med utsending.

Overskudd av salg / kantine tilfaller arrangerende klubb. Kretsstyret fastsetter startkontingent i KM. Arrangerende klubb krever inn startkontingent fra deltakerne, gjør opp for lokaler, kortduplisering og turneringsledelse. Bilag for disse utgiftene sendes sammen med utfylt regnskapsskjema til kretsens kasserer. Ev. overskudd settes inn på kretsens konto 1503 27 81508. Ved underskudd sendes ubetalte regninger til kretsens kasserer sammen med regnskapsskjemaet. Om ønskelig kan hele startkontingenten settes inn på konto og alle ubetalte fakturaer sendes kretsens kasserer sammen med regnskapsskjemaet.

Regnskapsskjema her.

Tidlige forberedelser

Kretsstyret sender ut første utkast til terminliste i april. Der vil kretsmesterskapene og seriemesterskapet være lagt inn. Klubbenes turneringer legges normalt inn på tilsvarende helg som i forrige sesong. Klubbene gir respons til kretsstyret seinest ei uke før kretsting. Klubber som ønsker å arrangere KM gir samtidig beskjed om dette.

Klubbene må sjekke at passende spillelokale er ledig på aktuelle tidspunkt. For KM og SM, der kretsen dekker leie av lokaler, må arrangerende klubb innhente kretsstyrets godkjenning av leiepris.

Kretsstyret oppdaterer utkastet etter innspill fra klubbene og legger terminlista fram til drøfting på kretstinget. Umiddelbart etter kretstinget fastsetter kretsstyret terminliste og legger denne ut på kretsens hjemmesider.

Det vil enkelte ganger være nødvendig å forandre dato for ei turnering. Kretsstyret må i så fall få melding om dette omgående så terminlista kan rettes. Hvis dette gjelder KM, kan kretsstyret bestemme å tildele arrangementet til annen klubb slik at det kan gjennomføres på terminfestet dato.

Forberedelser

Turneringsarrangør må:

1. Inngå avtale om leie av spillelokale så tidlig som mulig

2. Inngå avtale med autorisert turneringsleder
   Turneringsledere i Buskerud

3. Sende ut innbydelse og legge ut turneringa på NBFs turneringsoversikt.
   Innbydelsen bør inneholde et kart / en veibeskrivelse som forklarer hvordan man finner fram til spillelokalet.

4. Legge kort / bestille kort til turneringa. Sørg for nok dubletter!

5. Inngå avtale med klubbens medlemmer eller andre om kantine og servering.

6. Ha et tett samarbeid med TL om turneringsopplegget.

7. Bestille ev. premier (kretsstyrets ansvar i kretsens turneringer).

8. Arrangører av KM kontrollerer fortløpende påmeldinger. Alle spillere på et lag til KM-lag skal være medlemmer av samme klubb. Ved andre KM kreves at spillerne er medlem i en klubb i kretsen (kan være forskjellige klubber for spillere i samme par). Vær oppmerksom på at det er hovedklubb som vises ved påmelding. En spiller kan altså være medlem av Asker b.k. og dukke opp som medlem av Holmestrand b.k. ved påmelding. Ta kontakt med kretsen hvis det viser seg at noen ikke oppfyller kravet for å spille KM. 

De siste forberedelsene:

1. Avtal turneringsopplegget med TL når man ser hvor mange påmeldte det er.
   Sjekk at det er nok dubletter til å gjennomføre opplegget.

2. Sjekk at alt utstyr er i orden og er på plass. Ha klare avtaler med TL om PC, printer (husk reserve toner / blekkpatroner) og Bridgemate (reservebatterier). Gå over meldebokser og avtal med TL om hvordan man plasserer bordene. Sørg for tilgang til strøm ved TL-bordet.

3. Gjør avtaler med medlemmer i egen klubb som skal delta i rigging og rydding av lokalet mm.

Turneringsdagen

1. Sørg for at spillelokalet er rigga ca 1/2 time før turneringen skal starte.
   Det er arrangørklubbens ansvar å stille med nok folk til rigging.

2. TL bør være på plass seinest 1/2 time før turneringen starter.

3. Bordplansjer og startliste bør være tilgjengelig når de første deltakerne kommer.

4. Ta inn startkontingent etter hvert som deltakerne ankommer. Det er forstyrrende når dette skjer ved bordene mens spillingen er i gang.

5. Representant for arrangørklubben ønsker velkommen når alle er på plass og har satt seg til første runde. I kretsens turneringer vil normalt representant fra kretsstyret ønske velkommen.

6. La TL få ordet til å gjennomgå den praktiske gjennomføringa av turneringa.

7. Fra turneringa er starta og til den er offisielt avslutta ved at TL overlater endelig resultatliste til arrangøren, er det kun TL som har myndighet til å styre turneringsavviklingen. Dersom arrangøren oppdager uregelmessigheter, skal TL gjøres oppmerksom på dette omgående. Det er TL som avgjør hvordan situasjonen skal håndteres.

8. Etter siste runde skal det være ei pause på ca. 10 min før premieutdeling. Deltakerne oppfordres til å kontrollere registrerte resultater slik at TL kan gjennomføre ev. korreksjoner før endelig resultatliste skrives ut.

9. Arrangøren foretar premieutdeling.

10. Det er arrangørklubbens oppgave å rydde lokalet etter avsluttet turnering.

Etterarbeid

For turneringer som klubbens selv arrangerer, avsluttes regnskapet etter de rutinene hver klubb har. Dersom klubben skal søke momskompensasjon, vil det lønne seg å føre hele startkontingenten som inntekt og føre hver utgiftspost inn i regnskapet framfor å bare føre «Overskudd av turnering» som inntekt.

For etterarbeid etter kretcup-turneringer og KM, se tidligere beskrivelse.

Sørg for at resultater legges på hjemmesidene seinest dagen etter turneringa. Send lenke til den ansvarlige for kretsens hjemmesider: gakkshl@gmail.com

Det er fint hvis arrangøren skriver noen ord om turneringa og sender dette til ansvarlig for kretsens hjemmesider sammen med ev. bilder.