Referat fra styremøte hos Ragnar Knarud 20/1-22 kl 1200.
Til stede: Ragnar Knarud, Jan Erik Larsen, Oddny Christoffersen, Kåre Bjærtnes, Øystein Mauritzsen. Steinar Holmeide var invitert og deltok fra klokken 1300.
1. Koronasituasjonen, status og gjenåpning. Situasjonen er preget av stor smitte, men omikronvarianten gir ikke de samme kritiske utslag som delta. Dagens smittevern-tiltak tillater ikke større innendørsarrangementer enn 30 personer, det vil si 7,5 bord, dette må vi forholde oss til inntil forutsetningene i regelverket endres. Vi sender en søknad til kommunelegen før vi fortsetter med klubbmesterskapet (8 bord på siste spillekveld), forhåpentligvis lar det seg gjøre mandag 7. februar. Vi informerer både pr e-post og på hjemmesiden når vi vet noe mer.
2. Status regnskap. Forsøk på opprydding i Dropboks resulterte i at excel-dokumenter ble korrumpert, men vi har bankutskrifter og alle bilag tilgjengelig. Etter konsultasjon med revisor Halvard Fallang sa han at dette var godt nok for å revidere regnskapet for 2021. Med hjelp fra Steinar Holmeide (se pkt 7) kan regnskapsprogrammet Voss nå brukes som normalt og oppdateres i Dropboks.
3. Budsjett. Det ble foretatt forenklinger ved at noen poster ble slått sammen, blant annet er ikke sommerbridgen skilt ut som egen post. Kasserer og leder gjennomgår og oppdaterer postene. Budsjetterte inntekter er på kr 132 600 og balanserer mot antatte utgifter. Færre spillekvelder og (krets)turneringer medførte lavere spille-aktivitet og derfor lavere regnskaps- og budsjettall enn i året før.
4. Forberedelse av Årsmøtet 28. februar. Innkalling med agendaforslag blir sendt ut senest 14. februar, med forbehold om at vi imøtekommer smittevernforskriftene. I innkallingen vil vi oppfordre medlemmene til å komme med innspill til sakslisten.
5. Gjennomgang av NBFs kickoff-dokument. Sekretæren sender en invitasjon til utvalgte personer til å delta i møte torsdag 27/1 for å skrive en søknad som argumenter for å få støtte til rekrutteringsprosjektet. Kickoff-dokumentet er en opptrappingsplan rettet mot Bridgens dag den 3. september 2022 som er definert som «Frivillighetens år» og vedlegges invitasjonen.
6. Oppmerksomhet. Med virkning fra 1/1-22 vedtok styret at det gis oppmerksomhet når aktive hovedmedlemmer fyller runde år, og i tillegg når de passerer 75 og 85 år.
7. Datastøtte fra Steinar Holmeide. Steinar ga oss en grundig gjennomgang i hvordan lagre og vedlikeholde dokumenter i «skyen», i dette tilfelle Dropboks. Spesielt takknemlig er vi for hjelpen vi fikk til å få en bedre og mer oversiktlig struktur samt slette gamle og overflødige filer. Årsaken til at excel-filene var korrumperte var pga en Microsoft-oppgradering fra .xsl til .xslx. Med veldig god hjelp fra Steinars kan kassereren igjen arbeide normalt med regnskapsfiler i korrekt format. Regnskapsdataene vil i utgangspunktet kun kassereren jobbe med for å unngå «kollisjon», leder og sekretær vil ha leserrettigheter.
